《电子发票全流程电子化管理指南》热点问题解读

电子发票归档热点问题解读

Q1.如果企业尚未建设电子档案管理信息系统，应采取哪些措施来满足电子发票归档的规范及要求？

指南要求

“…可以以电子发票的纸质打印件作为入账依据，入账方法与纸质发票入账方法相同，但必须同时保存该纸质打印件的电子发票原件。”

对于采用线下方式报销入账的单位，《指南》给出了电子发票收集、整理、归档的具体要求，包括在本地电脑建立文件夹目录，自行组件、组卷，人工做好“四性检测”，人工做好会计档案的其他整理要求，如目录、排序、说明文件等。

德勤解读

企业参照《指南》要求规范电子发票归档流程的过程中，难点主要集中在电子发票原件采集环节如何辨别“原件”，大量人工登记及整理工作如何进行流程管控，以及纸电档案并行期间，如何管控纸质档案与电子档案“双轨制”带来的流程风险等诸多方面。因此，建议企业尽早结合《指南》要求及档案管理现状，更新内部档案管理制度，以确保电子发票合规归档；有条件的企业可以尽早规划电子档案管理信息系统，通过系统工具进行流程提效及归档风险管控。

Q2.企业应如何充分利用电子发票的“入账登记”功能实现流程提效及风险控制？

指南要求

“会计人员完成电子发票入账后，应及时更新电子发票台账，在登记台账的‘是否入账’标记栏上进行标记。会计人员也可登录增值税发票综合服务平台，利用平台提供的发票入账功能，对已入账的增值税电子普通发票进行入账勾选。对于增值税电子专用发票，纳税人进行用途确认操作后，平台自动进行入账标识维护。”

“已打通报销系统、会计核算系统及电子会计档案管理信息系统数据通道的企业，在完成电子发票归档并进入电子会计档案管理信息系统后即可视为完成入账登记。”

“全面数字化的电子发票试点纳税人可通过电子发票服务平台税务数字账户标记发票入账标识。纳税人以全面数字化的电子发票报销入账归档的，按照财政和档案部门的相关规定执行。”

德勤解读

电子发票的“入账登记”功能，是税局端为企业提供的便利，能有效防止电子发票在不同企业、不同时期、不同场景下重复报账。企业需关注如何确保每张电子发票的入账状态得到及时准确的更新，例如在供应商付款及员工报销等业务场景下，入账过程中须确保入账颗粒度精确到发票或业务单据维度，通过信息化手段打通前端业务系统和财务核算系统，日常及时更新发票入账状态，月末需确保在税局网站勾选的入账状态与本地（或基于信息系统）的入账台账保持一致，并做好税会差异核对。如能利用数字化手段将尽可能提高入账状态更新的自动化程度、完整性与一致性。

Q3.《指南》对电子发票的归档格式有什么要求？

指南要求

“根据各省、自治区、直辖市发布的关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告，全面数字化的电子发票有XML格式和展示样式。以数字电文形式（XML）交付的全面数字化的电子发票，破除了PDF、OFD等版式文件限制。”

“电子发票开具后，发票数据文件自动发送至交易双方的税务数字账户，便利交付入账，减少人工收发；以PDF、OFD等展示样式交付的全面数字化的电子发票，可降低发票使用成本，提升纳税人用票的便利度和获得感。”

德勤解读

全电发票归档格式为国家标准版式文件（PDF，OFD），也可存一份XML。相较于XML格式，PDF或OFD格式能够为企业用户档案调阅带来更好的易读性及获得感。企业在电子发票获取环节，需关注各类进项发票相关业务场景中电子发票原件接收的真实性与完整性。建议企业充分与供应商沟通，明确收票要求和方式。对于获票渠道更为复杂的员工报销业务场景，企业应及时向员工宣贯电子发票管理相关要求，更新相关报销政策。对于有意建立发票池的企业，可以通过OCR识别、查验接口服务，或数字账户的接口（如乐企），主动获取进项发票的全部结构化信息及其源文件。

Q4.企业参照《指南》要求修订电子发票归档管理流程规范时需关注哪些要点？

指南要求

《指南》第11章节对不同系统环境的企业电子发票的收集、整理、归档方式进行了详细说明，包括“增值税电子发票在线收集、整理、归档，增值税电子发票线下收集、整理、归档，全面数字化的电子发票收集、整理、归档”，操作步骤主要包括文件夹创建、档案信息登记、说明文件编写、检测备份（如磁盘、U盘、光盘）等。例如，“当记账凭证为电子形式、原始凭证为纸质形式时，记账凭证按电子形式整理，成为一件电子会计档案；原始凭证以纸质形式整理，成为一件纸质会计档案。同时，记账凭证的元数据注明其关联的原始凭证号，在原始凭证适当位置注明对应的记账凭证号。”另外，附录F对电子发票的“四性检测”（安全性、真实性、完整性、可用性）要点提出了明确要求。

德勤解读

根据《指南》，对于纯电档案，需要按照下图所示的文件结构进行组件、组卷、线上存档；对于纸电混合档案，需参照指南要求，清晰记录线下纸质档案与线上电子档案间的索引关系，确保电子档案存储完整，便于查阅。企业需以记账凭证为原点，重新审视相关会计档案的获取及其关联性，并规划实现电子档案信息系统自动匹配记账凭证与原始凭证间的关联关系，实现线上会计证据链联查、批量下载，后台定期自动进行“四性检测”巡检；若企业尚未通过数字化手段有效支撑会计档案归档工作，按《指南》要求，需做好线上线下双轨管理，维护记账凭证与原始凭证间的关联关系，并额外维护电子发票台账，需投入较多的人工时间、精力且更容易在归档过程中出现合规风险漏洞。